1. Pentru cine este obligatorie si ce presupune?

Transmiterea E-Factura

E-Factura va fi obligatorie începând cu 1 ianuarie 2024 pentru toti operatorii economici, persoane impozabile stabilite in Romania, pentru toate tranzactiile B2B si B2G care au locul prestarii/livrarii in Romania. Indiferent daca sunt sau nu plătitoare de TVA. Si doar catre firme românești.

SRL-uri, PFA, II, PFI, cabinete medicale, cabinete de avocatura, chiar si ONG-uri cu activitate economica.

Totuși, exista situații cand o factura catre un client strain are locul in Romania. Chiar daca clientul este strain, factura trebuie transmisa in E-factura. Cum ne dam seama daca trebuie transmise sau nu aceste E-Facturi? Întrebăm contabilul. Relatia cu contabilul va deveni (si mai) importanta începând din 2024.

Primirea E-Factura

Începând cu 1 Iulie 2024 este obligatorie înregistrarea in contabilitate doar a facturilor care au sigiliul ANAF, adică cele primite prin E-Factura. Un fișier XML care are un sigiliu in conținutul acestuia. Practic, in intervalul 1 Ianuarie – 30 Iunie, inca se mai pot înregistra facturi primite in formatul actual.

Începând cu 1 Iulie 2024, toate celelalte tipuri de facturi nu mai sunt valabile, iar înregistrarea acestora in contabilitate constituie contravenție si se sancționează cu amenda in cuantumul TVA-ului din factura. Începând cu aceasta dată doar E-facturile se înregistrează in contabilitate.

Așadar, entitățile (SRL, PFA, II, ONG), chiar daca vor avea doar clienți străini (adică nu vor factura bunuri si servicii pentru care locul prestării se considera a fi in Romania), tot vor fi nevoiți sa utilizeze sistemul pentru primirea facturilor de la furnizorii romani.

Practic, începând cu 1 iulie 2024, TOATE FIRMELE, indiferent de activitatea lor, devin obligate sa aplice sistemul.

2. Când Se Transmite E-Factura?

In intervalul 1 ianuarie – 30 iunie 2024 firmele vor fi obligate sa transmita facturile atat prin sistemul E-factura cat si in sistemul clasic actual, pe email sau pe hârtie.

Transmiterea facturilor prin E-Factura se face in 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii.

Dupa 1 iulie 2024 situația se schimba radical

Dispare termenul de 5 zile din cauza faptului ca dispare posibilitatea, nu doar a trimiterii catre clienți, dar chiar a emiterii facturii pe hârtie sau electronic. Cu alte cuvinte, chiar daca voi ați generat un document in programul vostru informatic si l-ați si trimis clientului, acel document nu reprezintă o factura.

Asta înseamnă ca trebuie sa trimiteți prin E-Factura imediat după ce le-ați emis. Nu pot fi trimise de contabil.

Începând cu 1 iulie 2024, din punct de vedere fiscal, sunt considerate facturi care se pot înregistra in contabilitate, doar facturile electronice emise și transmise în sistemul E-Factura.

Factura nu exista decât la momentul la care aceasta este transmisa prin E-factura si se întoarce înapoi validă, cu sigiliul ANAF.

Doar in momentul in care o factura are sigiliul ANAF, devine document fiscal. Deci doar circulând prin E-Factura, cu număr de înregistrare.

De ce este relevant? Asa cum este formulata legea la acest moment, in contabilitate va aparea o problema nu doar de introducere a facturilor de cheltuieli primite de la furnizori, dar si a celor de venit, emise catre clienți.

Contabilul va trebui sa verifice ca fiecare factura de vânzare sa fie trimisa si aibă sigiliul ANAF, altfel nu se considera emise.

Amenzile pentru netransmiterea facturilor sunt cuprinse intre 1.000 – 10.000 de lei.

3. Cum Se Transmite E-Factura?

Pentru a transmite si a primi facturi prin sistemul E-factura este necesar un certificat digital calificat înregistrat la ANAF.

  1. Folosiți certificatul vostru digital, daca aveți, înregistrat la ANAF, fie
  2. Folosiți certificatul contabilului, cel care este împuternicit deja in relația cu ANAF, pentru depunerea declarațiilor fiscale.
  1. Certificat Digital Propriu

In acest caz, semnătura electronica trebuie înregistrată la ANAF. Pentru înregistrare se accesează acest link si se completează si depune  formularul:  https://www.anaf.ro/InregPersFizicePublic/formularjuridice.jsp#pj

Ulterior veți primi un mail de confirmare din partea ANAF pe adresa pe care ați comunicat-o la înregistrare. Dupa ce semnătura electronică este înregistrată la ANAF, trebuie sa o înregistrați si in programul de facturare.

  1. Certificat Digital al Contabilului

Daca contabilul este de acord procedura este simpla, semnătura electronica a certificatului se înrolează in sistemul de facturare.

Important de înțeles ca aceasta opțiune nu este o obligație a contabilului si nu trebuie sa o preia by default. Este un serviciul suplimentar si este important sa il întrebați daca este ok cu acest serviciu suplimentar. Sunt mulți contabili care nu doresc sa se implice in aceasta procedura, nici măcar in a da acceptul de folosire a certificatului digital pentru transmiterea facturilor. Chiar daca va da acceptul pentru folosirea certificatului, tot voi, firmele, aveți obligația transmiterii E-Facturilor, verificării recipisei ca este valida, fara erori, si salvării acestora.

Desi este o varianta foarte ok si la îndemână pentru orice firma si chiar utila contabililor. Aceasta varianta permite nu doar transmiterea, dar, începând cu 1 iulie 2024, si primirea facturilor emise de furnizori. Clar simplifică modalitatea de lucru si relația firma-contabil.

Pașii de transmitere sunt:

  1. Înregistrarea/emiterea facturii in program
  2. Selectarea opțiunii de transmitere E-Factura. In acest moment programul o trimite la ANAF.
  3. Programul va scoate recipisa (documentul de confirmare a depunerii la ANAF), pe care trebuie sa o verificați ca fiind valida.
  4. Aceste recipise si XML-ul cu sigiliul ANAF trebuie salvate in arhiva proprie. Asta daca nu cumva sunt stocate automat de programul de facturare. Saga, spre ex., face asta.

IMPORTANT!

NU va înregistrați in registrul RO-E-factura prin formularul 084! Înregistrarea este opțională, nu obligatorie. Vei putea transmite si primi facturi fara aceasta înregistrare. Odată înregistrat sistemul nu permite si ieșirea. Si, deci, indiferent de modificările legislative, nu veți mai putea ieși din sistem

4. Întrebări si Răspunsuri

Cand devine complet obligatorie înregistrarea facturilor in sistemul e-Factura? Începând cu 1 Ianuarie 2024 pentru transmitere si începând cu 1 Iulie 2024 pentru primire.

Ce fac daca nu folosesc un program de facturare? Va trebui sa folosești unul. Facturile nu vor mai putea fi emise de mana sau din excel. Pe langa transmitere, începând cu a doua jumătate a anului următor, vei primi facturile in aceasta maniera si iti este util un program.

Care este termenul de transmitere? 5 zile de la data emiterii.

Daca sunt neplătitor trebuie sa aplic sistemul E-factura? Da. Se aplica pentru toate persoanele impozabile, indiferent daca sunt sau nu plătitoare de TVA.

Daca sunt PFA trebuie sa transmit? Da. SRL, PFA, II, PFI, toate persoanele impozabile trebuie sa transmită si sa primească facturi prin E-factura.

Daca sunt cabinet medical, trebuie sa transmit? Da. SRL, PFA, II, PFI, toate persoanele impozabile trebuie sa transmită si sa primească facturi prin E-factura.

Daca sunt cabinet de avocatura, trebuie sa transmit? Da. SRL, PFA, II, PFI, toate persoanele impozabile trebuie sa transmită si sa primească facturi prin E-factura.

Daca emit facturi doar către persoane fizice trebuie sa transmit? Nu trebuie sa transmiți, dar începând cu 01 iulie 2024 vei fi obligat sa primești facturile de la furnizori prin sistemul E-factura.

Trebuie sa mă înscriu in Registrul RO E-factura? Nu, nu trebuie sa te înscrii si iți recomandam sa nu o faci.

Bonurile fiscale cu TVA si facturile simplificate se declara? Da. Bonurile fiscale cu TVA îndeplinesc condițiile unei facturi simplificate.

Transmit in sistem facturile emise catre clienții străini? Depinde! Regula este ca nu, dar daca prestarea de servicii sau livrarea se considera a fi făcută pe teritoriul Rumâniei, atunci si acea factura va trebui transmisa. Vorbește cu contabilul!

Transmite si persoana juridica nerezidenta, înregistrată in scopuri de TVA in Romania? Da, toate persoanele impozabile in Romania trebuie sa transmită.

5. In Loc De Concluzie

ANAF poate aduce clarificări și actualizări în viitor, pe măsură ce noul sistem va fi implementat în practică. Este esențial să rămâneți conectați la sursele de informare de specialitate pentru a accesa cele mai recente și exacte informații aplicabile.

Într-o eră în care validitatea informațiilor se schimbă rapid, verificați orice știre primită prin televiziune sau presă, confirmând-o cu surse de specialitate și, mai ales, cu contabilul. O declarație de presă rămâne neconcludentă până când nu se transformă în lege, iar modul în care media prezintă informațiile adesea diferă de conținutul legislativ real.